Depuis les dernières versions de Dynamics, une recherche rapide est disponible depuis le menu de navigation principale :
Cette recherche permet de chercher parmi cette liste d’entités en standard :
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Compte
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Contact
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Prospect
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Opportunité
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Utilisateur
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Concurrent
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Activité
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Evènement
Pour ajouter/enlever des entités, il faut se rendre dans les paramètres systèmes puis dans l’onglet Général :
Cliquer sur Sélectionner sur la ligne Sélectionner des entités pour la recherche par catégorie. Choisir ensuite jusqu’à 10 entités puis cliquer sur OK :
Rafraichir ensuite votre page Web afin de profiter des nouvelles entités.
Par défaut, la recherche se base sur Contient les données et non Commence par, ce qui permet de trouver facilement des résultats. De plus le gros avantage de cette recherche est qu’elle cross-entité ! Ainsi,si on tape le nom d’un compte et que ce même nom se trouve dans le sujet d’une opportunité, les deux s’afficheront.
L’utilisation de cette recherche est avant out un moyen de vérifier si les enregistrements existent. Avoir une base de données la plus propre possible est l’objectif principal de votre système CRM.
De plus, les utilisateurs bénéficient des formulaires de création rapide directement depuis le résultat des recherches (Ici pour Compte et Contact) :
De plus, les utilisateurs bénéficient des formulaires de création rapide directement depuis le résultat des recherches (Ici pour Compte et Contact) :
En cliquant sur le plus, c’est le formulaire de création rapide qui se déplie depuis le haut de la fenêtre :
En dessous du nom principal des enregistrements, il y a deux lignes de petits points. Chaque ligne représente une valeur de l’enregistrement. Souvent, il faut changer les deux champs afin de les remplacer par des formations métiers logiques. Pour remplacer ces champs, il faut modifier la Vue de recherche rapide de chaque entité, la position des colonnes dans la vue est importante. Par défaut nous avons ces trois premières colonnes pour la vue des Comptes :
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Nom du compte
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Numéro de compte
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Contact principal
Nous allons remplacer ces colonne par :
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Nom du compte
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Contact Principal
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Adresse 1 : Pays/Région
Sauvegarder et publier vos changements.
Faire une nouvelle recherche après avoir rechargé l’interface de Dynamics, la recherche donne maintenant ce résultat :
Les informations sont maintenant remplies avec le contact principal et le pays du compte.
Pour conclure, la recherche rapide multi-entité est un excellent moyen de vérifier si un enregistrement existe déjà avant d’en créer un nouveau mais cela ne remplace pas la détection de doublons classique.