Le formulaire Prospect est peuplé de champs souvent non utilisés. Pire, ces champs peuvent provoquer la création de doublons lors de la conversion du prospect en opportunité.
Prenons l’exemple des champs faisant référence à la Société ou au contact du prospect. Les champs “Compte Existant ?“ et “Contact Existant ?” permettent de lier le prospect à des enregistrements déjà existant de votre CRM Dynamics 365.
L’objectif de ces champs est de, lors de l’inclusion du prospect en opportunité, de lier des éléments déjà existants du CRM plutôt que de créer des doublons.
Remarque : Sans la mise en place de détection de doublon et le non remplissage de ces champs, il y a un risque très important de créer des doublons dans votre organisation.
Pour guider vos utilisateurs au remplissage du formulaire prospect, il est possible de rajouter des formulaires d’aperçu et quelques règles métiers.
Pour commencer, vérifier que vos deux champs se trouvent bien dans la première étape de votre Business Process Flow. Si vous n’utilisez pas les BPF, faites en sorte à placer vos champs en évidence.
Vous pouvez par exemple les placer dans un section nommée : “Veuillez rechercher et lier des éléments existants à votre prospect :”
Au remplissage de ces champs, il est possible de mettre en place les règles métiers suivantes :
- Si Contact Existant? contient des données alors
- Masquer le champ Salutation
- Masquer le champ Nom
- Masquer le champ Fonction
- Masquer le champ Téléphone Professionnel
- Masquer le champ Téléphone mobile
- Masquer le champ Courrier Electronique
- Si Compte Existant? contient des données alors
- Masquer le champ Société
- Masquer le champ Secteur d’activité
- Masquer le champ Site Web
- Masquer le champ Adresse
- Masquer le champ Chiffre d’affaire annuel
- Masquer le champ Nombre d’employés
- Masquer le champ Code NACE
De plus, à la place de ces champs, vous pouvez placer des formulaires d’aperçu :
- Si “Contact Existant?” contient des données
- Si “Compte Existant?” contient des données
La mise à jour de ces champs est indispensable pour optimiser la base de données.